Vertouwenspersoon

 

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is iemand binnen een organisatie die werknemers kan ondersteunen en adviseren bij problemen op het werk. Er zijn twee soorten vertrouwenspersonen: een interne vertrouwenspersoon en een externe vertrouwenspersoon. Het belangrijkste verschil tussen deze twee is wie ze vertegenwoordigen en hoe onafhankelijk ze zijn.

Intern vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon is iemand die binnen de organisatie werkt en door de organisatie is aangesteld als vertrouwenspersoon. Deze persoon is vaak een werknemer die is opgeleid om deze rol te vervullen en kan bijvoorbeeld werkzaam zijn als HR-medewerker of leidinggevende. De interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en haar werknemers goed en kan snel reageren op problemen. Aan de andere kant kan het voor werknemers soms moeilijk zijn om vertrouwelijke zaken met een interne vertrouwenspersoon te bespreken, omdat zij zich zorgen kunnen maken over de vertrouwelijkheid van hun informatie en mogelijke belangenverstrengeling.

Extern vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon is daarentegen niet verbonden aan de organisatie. Deze persoon is vaak een professional die is ingehuurd om deze rol te vervullen en heeft geen andere functie binnen de organisatie. Hierdoor kan de externe vertrouwenspersoon onafhankelijk en objectief handelen. Werknemers kunnen zonder zorgen over mogelijke belangenverstrengeling of negatieve consequenties hun zorgen bespreken. Het nadeel is dat het soms wat langer kan duren voordat de externe vertrouwenspersoon kan reageren op een probleem, omdat deze persoon niet op locatie aanwezig is en een afspraak moet worden gemaakt.

In het kort: het belangrijkste verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon is hun relatie met de organisatie en de mate van onafhankelijkheid die zij kunnen bieden. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie goed en kan snel reageren, maar kan mogelijk minder onafhankelijk zijn. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief, maar kan minder snel reageren omdat deze persoon niet op locatie aanwezig is.

Is een vertrouwenspersoon verplicht in Nederland?

In Nederland zijn werkgevers (nog) niet wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Afgelopen februari 2023 is er door Maatoug een initiatiefwetsvoorstel ingediend, zij wil dat iedere werknemer terechtkan bij een vertrouwenspersoon. Agressie, (seksuele) intimidatie, pesten. Werkgevers moeten medewerkers beschermen tegen dit soort grensoverschrijdend gedrag. Een van de manieren om dat te doen is het aanstellen van een vertrouwenspersoon, maar dat is niet verplicht. Maatoug wil dat veranderen, zodat iedere werknemer een wettelijke recht op toegang tot een vertrouwenspersoon krijgt. Ook wil ze de positie van vertrouwenspersonen versterken. Het debat hierover moet echter nog gevoerd worden.

Nu is het volgens de Arbowetgeving wel al verplicht voor werkgevers een veilige werkomgeving te creëren en maatregelen te nemen om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen. Onder PSA vallen onder andere discriminatie, intimidatie, pesten en werkdruk. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijke maatregel zijn om PSA te voorkomen en te bestrijden. Daarom adviseren diverse instanties, waaronder de SER en het ministerie van SZW, werkgevers om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Bovendien kunnen cao's of brancherichtlijnen afspraken bevatten over het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Een andere wijze om PSA te voorkomen is uitvoeren van een medewerkerwerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) of Preventief Medisch Onderzoek (PMO), waarin de verschillende vormen van PSA zijn opgenomen (denk aan factoren als ongewenst gedrag, werkdruk, werk-prive balans, emotionele belasting).

Welke stappen kan een medewerker zetten wanneer hij/zij ongewenst gedrag ervaart op de werkvloer?

Wanneer een medewerker ongewenst gedrag ervaart, zijn er verschillende stappen die hij of zij kan nemen om dit aan te pakken:

Maak het bespreekbaar

In sommige gevallen kan het nuttig zijn om het ongewenste gedrag direct bij de dader aan te kaarten. Hierbij kan de medewerker duidelijk aangeven welk gedrag als ongewenst wordt ervaren en wat er van de dader wordt verwacht. In de meeste gevallen is de collega die de grens overschrijd zich hier onvoldoende bewust van en kan het aangeven van de grens helpen om het gedrag op deze manier te stoppen.

Melding maken bij leidinggevende

Als het direct bespreken van het gedrag met de dader niet werkt, kan de medewerker het ongewenste gedrag melden bij zijn of haar leidinggevende. De leidinggevende kan de medewerker ondersteunen en eventuele maatregelen nemen om het ongewenste gedrag te stoppen.

Melding maken bij een vertrouwenspersoon

Wanneer de eerste stappen niet hebben geholpen en de dader zijn gedrag niet aanpast of het gedrag is dermate ernstig dan kan de medewerker naar de vertrouwenspersoon gaan. Een vertrouwenspersoon hebben kan helpen bij het melden van ongewenst gedrag en het biedt ondersteuning. Een vertrouwenspersoon kan helpen bij het indienen van een klacht en het nemen van stappen om het ongewenste gedrag te stoppen.

Indienen van een klacht bij een klachtencommissie

Als het ongewenste gedrag niet wordt opgelost door de bovengenoemde stappen, kan de medewerker een klacht indienen bij een klachtencommissie. De klachtencommissie kan onderzoeken of er sprake is van ongewenst gedrag en advies geven over mogelijke oplossingen. Het is belangrijk dat de medewerker zich gesteund voelt en de ruimte krijgt om zijn of haar verhaal te vertellen. Daarnaast moeten organisaties ervoor zorgen dat er een veilige omgeving is waarin medewerkers ongewenst gedrag kunnen melden en dat zij weten welke stappen ze kunnen nemen om het gedrag aan te pakken.

Wat doet een klachtencommissie bij ongewenst gedrag?

Een klachtencommissie kan verschillende stappen ondernemen wanneer er sprake is van een melding van ongewenst gedrag. Over het algemeen zal de klachtencommissie de volgende stappen volgen:

Ontvangst van de klacht

De klachtencommissie ontvangt de klacht en neemt contact op met de melder om de situatie te bespreken en eventuele aanvullende informatie te verzamelen.

Onderzoek

De klachtencommissie onderzoekt de klacht om te bepalen of er sprake is van ongewenst gedrag en zo ja, in welke vorm en mate. Het onderzoek kan bestaan uit het verzamelen van verklaringen van getuigen en bewijsmateriaal, en het interviewen van de betrokken partijen.

Bemiddeling

Als de klachtencommissie van mening is dat er mogelijkheden zijn voor bemiddeling, kan zij proberen de partijen bij elkaar te brengen om tot een oplossing te komen die voor beide partijen acceptabel is.

Advies

Op basis van het onderzoek en de bemiddeling kan de klachtencommissie een advies uitbrengen aan de organisatie of instelling waar het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden. Dit advies kan betrekking hebben op disciplinaire maatregelen tegen de dader, aanpassing van beleid en procedures om herhaling te voorkomen, of training en educatie voor medewerkers om ongewenst gedrag te voorkomen en te bestrijden.

Besluitvorming

De organisatie zal op basis van het advies van de klachtencommissie een beslissing nemen over hoe zij verder gaan met de klacht en welke acties zij zullen ondernemen om het ongewenste gedrag aan te pakken.

Het proces kan per klachtencommissie en per organisatie verschillen. Het is belangrijk dat het proces transparant, objectief en vertrouwelijk verloopt om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen eerlijk behandeld worden.

Welke trainingen en kwalificaties zijn vereist om vertrouwenspersoon te worden in Nederland?

In Nederland zijn er verschillende opleidingen en trainingen beschikbaar voor het opleiden van vertrouwenspersonen. Er zijn geen wettelijke vereisten voor de kwalificaties van vertrouwenspersonen, maar de meeste organisaties stellen wel bepaalde eisen aan de opleiding en ervaring van vertrouwenspersonen.

Hieronder staan enkele veel voorkomende vereisten en kwalificaties:

Basisopleiding vertrouwenspersoon

Dit is een opleiding van enkele dagen waarin de deelnemer kennis opdoet over de rol en taken van een vertrouwenspersoon, en over de verschillende vormen van ongewenst gedrag op de werkvloer.

Verdiepingsopleiding vertrouwenspersoon

Deze opleiding is bedoeld voor vertrouwenspersonen die al ervaring hebben opgedaan in het werk en zich verder willen ontwikkelen. De verdiepingsopleiding biedt meer specifieke kennis over bijvoorbeeld seksuele intimidatie, pesten en discriminatie.

Het is aan te raden om als organisatie te kiezen voor een vertrouwenspersoon die een opleiding of training heeft gevolgd en ervaring heeft opgedaan in het vakgebied. Wanneer je een externe vertrouwenspersoon inhuurt kan je de kwaliteit van de vertrouwenspersoon beter bewaken en garanderen. Een ander voordeel van het inhuren van een externe vertrouwenspersoon is dat ze betrouwbaar en onafhankelijk zijn. Ze hebben geen directe relatie met de organisatie en zijn niet gebonden aan hiërarchieke structuren of belangen. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om zich open te stellen en hun verhaal te vertellen, zonder angst voor vergelding of gevolgen.