De schijn van openheid: als open deuren dicht blijven voor werknemers
Heb je weleens het televisieprogramma Undercover Boss gekeken? Hierin gaan directieleden, leidinggevenden of eigenaren undercover in hun eigen bedrijf. Ze hopen zo te ontdekken hoe het eraan toe gaat in het bedrijf en of er nog verbeterpunten doorgevoerd kunnen worden. Vaak vallen ze van de ene verbazing in de andere en zijn ze geschokt hoe het er in hun eigen organisatie op de werkvloer aan toe gaat.
De ijsberg van onwetendheid is een concept dat in de jaren '80 werd geïntroduceerd door de Japanse zakenman en onderzoeker Toshio Yoshida. Dit concept beeldt uit hoe informatie en feedback binnen organisaties reizen. Het onderzoek laat zien dat slechts 4% van de problemen en feedback de top van de ijsberg bereikt, terwijl het grootste deel onder water verborgen blijft voor het management.
De conclusie van Toshio Yoshida is dat een gebrek aan bewustzijn van wat er echt speelt op de werkvloer ervoor zorgt dat er kansen voor verbetering en innovatie verloren gaan. Het benutten van de kennis en kunde van alle medewerkers is een zeer krachtige manier om continu de bedrijfsprestaties te verbeteren, het werkgeluk te verhogen en te zorgen voor blije klanten. Door alle irritaties en verbetersuggesties op te halen ontstaat er transparantie en duidelijkheid op alle niveaus en kan er gericht aan verbetering gewerkt worden.
De open deuren illusie: als de deur openstaat, maar je mag niet binnenkomen.
Helaas zijn er genoeg organisaties die claimen een open deur beleid te hanteren, maar waarbij de realiteit totaal anders is. Waar medewerkers terughoudend zijn in het uiten van hun mening uit angst voor repercussies, of niets zeggen omdat hun feedback simpelweg genegeerd wordt. Dit contrast tussen retoriek en realiteit legt de paradox van de 'open cultuur' bloot, waarbij organisaties beweren open te staan voor feedback en dialoog, maar in de praktijk vasthouden aan traditionele hiërarchische structuren en besluitvormingsprocessen.
Het claimen van een open cultuur en vervolgens niet luisteren naar medewerkers kan aanzienlijke negatieve consequenties hebben voor een organisatie en de medewerkers. Een aantal voorbeelden:
Verlies van geloofwaardigheid
Medewerkers zullen snel het gebrek aan overeenstemming tussen woorden en daden opmerken. Als gevolg daarvan zal het management zijn geloofwaardigheid verliezen, wat het vertrouwen van de medewerkers in het management en de organisatie als geheel zal ondermijnen.
Afgenomen betrokkenheid
Medewerkers kunnen ontmoedigd raken en het gevoel krijgen dat hun inbreng er niet toe doet. Dit kan leiden tot verminderde betrokkenheid, lage moraal en zelfs apathie op de werkvloer. Een gebrek aan betrokkenheid kan de prestaties van medewerkers negatief beïnvloeden.
Conflicten en Frictie
Een gebrek aan communicatie en luisteren kan interne spanning en conflicten veroorzaken. Medewerkers kunnen gefrustreerd raken en zich onbegrepen voelen, wat kan leiden tot conflicten tussen medewerkers en het management.
Hoog Verloop
Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat hun stem niet wordt gehoord en hun behoeften worden genegeerd, kan dit leiden tot een hoog verloop. Medewerkers kunnen op zoek gaan naar organisaties waarin ze zich wel gehoord voelen.
Gemiste Innovatie
Het niet luisteren naar medewerkers kan resulteren in gemiste kansen voor innovatie en verbetering. Medewerkers zijn vaak het best gepositioneerd om problemen te identificeren en innovatieve oplossingen aan te dragen.
Om deze negatieve consequenties te voorkomen, is het van cruciaal belang dat organisaties niet alleen beweren een open cultuur te hebben, maar ook de nodige stappen ondernemen om dit in de praktijk te brengen. Het actief luisteren naar medewerkers en het serieus nemen van hun input is essentieel voor het bevorderen van een positieve werkbeleving en het bereiken van goede bedrijfsresultaten.
Wat kan je doen om de stem van je medewerker wel te horen? Praktische Tips om te luisteren naar de stem van de medewerkers
Het is niet voldoende om simpelweg te zeggen dat je luistert naar de medewerkers. Je moet als organisatie een concreet beleid schrijven en implementeren om ervoor te zorgen dat de stem van de medewerker gehoord wordt. Onderstaand enkele praktische tips om naar medewerkers te luisteren en een open communicatiecultuur te bevorderen.
1.Stel duidelijke doelen voor luisteren naar medewerkers
Het begint allemaal met een helder doel. Definieer waarom je naar medewerkers wilt luisteren. Wil je hun werkbeleving meten, problemen identificeren, innovatie bevorderen, of allemaal? Duidelijke doelstellingen helpen bij het inrichten van de tool en de vragen.
2. Kies de juiste tool
Selecteer de meest geschikte tool om feedback te verzamelen. Dit kan variëren van medewerkerstevredenheidsonderzoek, suggestieboxen tot regelmatige feedback sessies. Elk kanaal heeft zijn eigen voordelen, dus overweeg wat het beste past bij de behoeften van jouw organisatie en medewerkers. Lees daar in dit artikel meer over.
3. Frequentie is belangrijk: continue luisteren
Effectief luisteren is geen eenmalige gebeurtenis, maar een doorlopend proces. Zorg voor continue metingen (wekelijks of maandelijks) en regelmatige feedbackmomenten. Alleen zo kan je de voortgang en veranderingen in de organisatie bij houden. Dit laat zien dat je serieus bent over het luisteren naar medewerkers op de lange termijn.
4. Zorg voor vertrouwelijkheid en anonimiteit
Medewerkers moeten zich veilig voelen om open en eerlijk te zijn. Het anoniem kunnen geven van feedback zorgt voor vermindering van sociaal wenselijk antwoorden omdat de medewerker zich geen zorgen hoeft te maken over represailles.
5. Betrek medewerkers actief bij de oplossingen
Luisteren is niet voldoende; het opvolgen van resultaten uit het onderzoek is essentieel. Als organisatie moet je laten zien dat je de resultaten serieus neemt door actie te ondernemen. Ga met de medewerkers in gesprek om samen tot oplossingen te komen. Dit versterkt hun betrokkenheid en vertrouwen in het luisterproces.
6.Train (team)managers in het voeren van het ‘goede gesprek’
Leidt (team)managers op in actief luisteren, zodat ze niet alleen horen wat er wordt gezegd, maar ook begrijpen en doorvragen op de behoeften van medewerkers. Een empathische benadering van luisteren is van onschatbare waarde.
7.Meet en evalueer de resultaten
Bespreek de resultaten van het onderzoek op ieder niveau in de organisatie. Kijk naar indicatoren werkbeleving zoals betrokkenheid en stem om te bepalen waar de schoen wringt en waar verbeteringen nodig zijn.
8.Luister niet alleen naar de woorden, maar ook naar de emoties
Naast het begrijpen van wat medewerkers zeggen, is het cruciaal om de emoties erachter te begrijpen. Emoties kunnen veel onthullen over de gemoedstoestand van medewerkers en de organisatiecultuur. Luister en reageer op de gevoelens die worden geuit om een positievere werkbeleving te bevorderen.
Amplitie van de werkbeleving
Verbeter de werkbeleving vanuit een positieve invalshoek; amplitie. Dit principe gaat om het versterken van factoren die werkgeluk vergroten. Amplitie focust zich niet op de dingen die de werkbeleving negatief beïnvloeden, maar op het versterken van die elementen die het werkgeluk bevorderen. Moedig daarom niet alleen problemen en kritiek aan, maar bespreek vooral ook de elementen waar iedereen heel blij mee is. Wat geeft medewerkers nu al werkgeluk en kan je nog verder uitbouwen. Het opbouwen van een cultuur waarin medewerkers zowel hun zorgen als hun successen delen, kan bijdragen aan een gezonde en constructieve communicatieomgeving.
Everybody Frank
Onderzoekt continu de werkbeleving van medewerkers, via een interactieve en simpele app. De app stelt medewerkers wekelijks vragen over hun werkbeleving. Teams en de organisatie hebben toegang tot een geanonimiseerd dashboard waarin de resultaten realtime worden weergeven. Teams worden gestimuleerd de resultaten te bespreken met behulp van gesprekstarters. HR krijgt inzicht in de werkbeleving gesplitst op basis van de verschillende achtergrondvariabelen (team, gender, leeftijdsgroepen en dienstjaren) op deze wijze geef je iedere groep in de organisatie een stem. Door met iedere groep in gesprek te gaan over de resultaten kom je tot innovatieve en gedragen oplossingen!
Over de auteur
Met een passie voor het bevorderen van werk-welzijn heeft Maartje een achtergrond in arbeidspsychologie en heeft zij zich gespecialiseerd in het ontwikkelen van innovatieve methoden om werkgeluk te meten en te verbeteren. Met jarenlange ervaring heeft Maartje talloze organisaties geholpen om een gezonde en bloeiende werkomgeving te creëren.
Gerelateerde berichten
5 redenen om vaker feedback te vragen
De overgrote meerderheid van de werknemers geeft aan onvoldoende feedback te krijgen van hun managers en collega’s. Slechts 19 procent van de millennials zegt dat ze regelmatig feedback ontvangen en slechts 17 procent daarvan zegt dat de feedback die ze ontvangen zinvol is.
Functioneringsgesprekken, ieder jaar weer stress
Uit onderzoek van Edward en DeNisi blijkt dat in 66% van de gevallen een functioneringsgesprek niet leidt tot beter functioneren van medewerker en dat het bij 33% daarvan zelfs negatief uitpakt!
Toedeloe taboe, tips voor het veilige gesprek
De resultaten van Frank geven mooie inzichten in de werkbeleving van het team. Maar is een 7 voor werkgeluk nu een goed of slecht cijfer?
