Onboarden van je medewerkers, de beste basis voor werkgeluk!

Een goede start zorgt er ook voor dat hun loyaliteit aan jullie organisatie groeit. En dat is goud waard in een arbeidsmarkt waarin talentvolle medewerkers niet voor het oprapen liggen. Andere voordelen van een zorgvuldig inwerkprogramma zijn:

• Het bespaart tijd als niet elke leidinggevende een eigen inwerkprogramma hoeft te bedenken.
• Nieuwe medewerkers krijgen direct de juiste informatie.
• Door nieuwe werknemers goed in te werken, zijn ze sneller inzetbaar.
• Met een prettige inwerkperiode kom je tegemoet aan de verwachtingen die tijdens het sollicitatieproces zijn gewekt. Dit draagt bij aan een positief werkgeversimago.

Kortom, een goed inwerkprogramma betaalt zich dubbel en dwars terug.

Inwerken als onderdeel van de onboarding

Inwerken gaat over het leren van je taken terwijl onboarding het grotere plaatje is: nieuwe medewerkers welkom heten en hen laten integreren in de organisatie(cultuur). Dat lijkt misschien simpel maar uit onderzoek blijkt dat 89% van de nieuwkomers in de eerste periode geen echte betrokkenheid voelt. Een goede onboarding vraagt om constante aandacht voor de ervaring die je wil creëren.

Rol met preboarding de rode loper uit vóór de eerste werkdag

Wist je dat het onboarden eigenlijk begint vóór de eerste werkdag? Dat noemen we preboarding. Laten we het hele proces eens bekijken door de ogen van Anne, die over twee maanden bij jullie start als secretaresse. Tijdens de preboarding willen jullie Anne laten weten dat jullie blij zijn met haar komst. Dat kun je bijvoorbeeld doen door:

• Een welkomstkaartje te sturen namens haar directe collega’s, met eventueel een klein welkomstpakket.
• Anne te vragen een korte tekst en foto te sturen voor een interne introductie.
• Leuke reacties te geven als Anne op social media aankondigt bij jullie te komen werken.
• Haar uit te nodigen voor een teamuitje als dat gepland staat.
• Een e-mail met praktische informatie voor haar eerste werkdag te sturen.

Al deze stappen zorgen ervoor dat Anne haar eerste werkdag met minder spanning tegemoet ziet. Ze zal het enorm waarderen.

Een warm welkom op dag een is de sleutel tot succes

Juist omdat die eerste werkdag zo intens beleefd wordt, is het cruciaal dat die vlekkeloos verloopt:

• Ontvang Anne hartelijk, bijvoorbeeld met een bos bloemen.
• Begin met een rondleiding door het kantoor en stel haar voor aan de mensen die je tegenkomt.
• Zorg ervoor dat alle ICT-faciliteiten klaar zijn en werken. Mochten er problemen zijn, dan staat ICT paraat om die direct op te lossen.
• Zorg dat alle benodigdheden, zoals toegangspassen en kantoorartikelen, klaarliggen.
• Overspoel Anne die eerste dag niet met een berg aan informatie. Bied informatie verspreid over de eerste weken aan. Maak gebruik van checklists, infographics en korte video’s.
• Koppel Anne aan een ervaren buddy die haar wegwijs maakt binnen de organisatie. Zorg dat deze buddy hier tijd voor heeft en zijn taken kent.
• Organiseer een gezamenlijke lunch zodat Anne haar collega’s in een informele setting beter kan leren kennen.
• Zorg dat er een afwisselend inwerkprogramma klaarligt voor de eerste week. Wissel activiteiten zoals vergaderen en meekijken af met bijvoorbeeld leestijd of wandelafspraken.

Bouw aan vertrouwen tijdens de onboarding

De eerste weken zijn essentieel voor Anne’s integratie binnen de organisatie. Een goed inwerkprogramma zorgt ervoor dat Anne stap voor stap haar werkzaamheden onder de knie krijgt. Geef haar de ruimte om te leren en te groeien, zonder angst voor fouten. Denk na een maand niet dat Anne wel meedraait en de inwerkperiode is afgesloten. Vaak is de nieuwe medewerker dan nog zoekende. Blijf daarom ondersteuning bieden en plan regelmatig evaluaties met Anne.

Voer 30-60-90 dagen evaluatiegesprekken

Een goed hulpmiddel tijdens de onboarding zijn de 30-60-90 dagen evaluatiegesprekken. Tijdens het 30-dagen gesprek bespreek je wat Anne’s eerste indrukken zijn en hoe jullie haar nog beter kunnen begeleiden. Na 60 dagen evalueer je hoe Anne zich voelt in haar rol, welke uitdagingen ze tegenkomt en waar ze nog ondersteuning bij nodig heeft. Het 90-dagen gesprek biedt ruimte om doelen te stellen en te bespreken hoe Anne zich kan blijven ontwikkelen binnen de organisatie. Maar vergeet niet om ook terug te blikken op de gehele sollicitatie- en onboardingsperiode. Vraag Anne hoe zij de werving, preboarding en onboarding heeft ervaren. Dit geeft waardevolle inzichten waarmee je jullie processen kunt verbeteren.

Tijdlijn van het gehele inwerk- en onboardingstraject

Hieronder hebben we het gehele inwerk- en onboardingstraject uitgezet in de tijd.