Bespreek de olifant in de kamer en hij wordt een mug

Deze week kwamen er weer een paar interessante Frank-vragen voorbij en je bent benieuwd naar de resultaten. In het Frank-dashboard zie je de cijfers en trends van jouw team. Er vallen je een paar dingen op. Het lijkt erop dat de werkstress toeneemt en het werkgeluk afneemt. Dat gevoel had je al, maar nu blijkt het ook uit de cijfers. Je twijfelt, ga je dit bespreken met je team? Iedereen is al zo druk en ben je wel in staat om iets aan de werkstress te doen?

Vaak zijn eerlijke gesprekken en kleine acties al genoeg om het verschil te maken. Het hoeft echt geen groot en ingewikkeld verandertraject te zijn. Bovendien willen mensen serieus genomen worden. Als je niks doet met hun feedback, verlies je hun vertrouwen en stoppen ze met het delen van hun inzichten. Bij Frank zeggen we: ‘Ga altijd het gesprek aan!’

Communicatie is de smeerolie van elke goede samenwerking

Wij mensen zijn de enige diersoort die kan praten. Hierdoor konden we in de prehistorie al kennis overdragen en samenwerken. Belangrijk voor de eerste mens die fysiek nogal beperkt was vergeleken met enkele zeer krachtige dieren. Samenwerking heeft ons ver gebracht. Je zou denken dat het dan vanzelf gaat. Maar helaas. Zodra alles gesmeerd lijkt te gaan, verandert er weer iets. Een teamlid vertrekt of wordt ziek, de klant wil een ander product, twee collega’s krijgen ruzie, het kan van alles zijn. Met elkaar blijven communiceren is dan essentieel.

Een spannend gesprek?

Het gesprek met jouw team kan spannend zijn. Bijvoorbeeld als je vermoedt dat er gevoelige onderwerpen zijn die niet besproken worden maar verandering wel in de weg staan. Of de meningen binnen het team zo verschillen dat jullie vooral verhitte discussies voeren en nergens komen. Om iedereen de ruimte te geven zijn of haar ideeën te delen, kan je met post-its werken. Daarop schrijven de teamleden bijvoorbeeld steekwoorden die opkomen bij het onderwerp werkdruk. Vervolgens laat je de teamleden hun post-its toelichten en plak je ze op een vel papier. Ieders ervaring komt zo aan bod. En als leidinggevende heb je direct zicht op de verschillen binnen het team. De kans is namelijk groot dat niet iedereen evenveel last heeft van werkdruk.

Inchecken voor een goed en moedig gesprek

Zorg altijd voor een veilige omgeving als je een lastig onderwerp wil bespreken. De check-in van Danielle Braun is daarvoor een handig instrument. Door in te checken bij de start, steek je als het ware het kampvuur aan voor een kampvuurgesprek waarbij je elkaar echt ziet en hoort. Hier zijn de regels voor een succesvolle check-in:

• Zorg vooraf voor een goede check-in vraag waarbij het doel is om te landen en te focussen. Iedereen komt overal vandaan aanvliegen en is met zijn of haar gedachten nog niet bij de vergadering. Een vraag kan zijn: ‘Hoe zit je erbij vandaag?’ Dat is de landvraag. Met het tweede deel breng je de focus aan. Bijvoorbeeld: ‘Wat gaf jou de meeste energie de afgelopen week?’ als je het over werkgeluk wil hebben.
• Start altijd zelf. Jij zet de toon als rolmodel. Met jouw antwoord laat je zien hoe uitvoerig je de vraag beantwoordt. De anderen zullen dit nadoen.
• Zeg hoelang het inchecken duurt. Vaak zijn een paar zinnen per persoon genoeg.
• Popcorn-style: Spreek af dat wie de incheckvragen wil beantwoorden, dat ook doet. Ga niet het rijtje af. Anders wachten mensen tot ze aan de beurt zijn en luisteren niet goed meer. Juist door het woord te nemen wanneer jij vindt dat de tijd rijp is, oefen je met assertief zijn en je moment pakken. Dat wil je in de vergadering ook.
• Sharing & dumping: reageer niet op elkaar. Je wil iedereen gelijk waarderen en niet een persoon meer aandacht geven. Iedereen mag zich uitspreken zonder onderbroken te worden. Ook dat zet de toon voor het overleg erna.
• Vat samen wat er leeft in de groep. Doe dat niet door namen te noemen. Zeg ‘er zijn mensen die een fijn weekend hebben gehad, er zijn mensen die moe zijn, er zijn mensen die lekker hebben gesport’ enzovoort. Hiermee voorkom je dat er al labels geplakt worden als ‘de sporter’, ‘de zeikerd’ of ‘het feestbeest’.

Maak van het bespreken van de Frank-resultaten een feestje

Als je maandelijks de resultaten van Frank wil bespreken met je team, houd de bespreking dan kort. Kies iedere maand een of twee onderwerpen  waar jullie het over gaan hebben. Zorg voor actieve werkvormen. Met de juiste aanpak maak je er elke maand weer een feestje van en vergroot je de onderlinge verbinding. Hieronder hebben we enkele leuke werkvormen uit ‘het groot werkvormen boek’ op een rijtje gezet.

• Flapdialoog: schrijf een aantal vragen op flip-over vellen en hang deze op in de ruimte. Iedereen heeft een stift en kan zijn of haar reactie op de vraag eronder zetten. Je mag op elkaars reactie (schriftelijk) reageren. Loop daarna samen door de uitkomsten.
• Omgekeerde opdracht: herformuleer de vraag. In plaats van oplossingen te bedenken voor een probleem vraag je de groep ideeën te bedenken om het probleem te verergeren. Bespreek de ideeën en vertaal ze in een oplossing voor het oorspronkelijke probleem.
• De wondervraag: de groep beschrijft de situatie waarin hun probleem als sneeuw voor de zon verdwenen is. Ze denken in wensen in plaats van problemen.

Ideeën ophalen en dan?

Jullie hebben zojuist het goede gesprek gevoerd over werkdruk. Er zijn veel mooie ideeën uit het team gekomen om de werkdruk te verlagen. Vergeet niet om deze ideeën te prioriteren en verder uit te werken met elkaar. Loop alle ideeën langs en stel daarbij elke keer de volgende vragen:

• Gaat het idee ons helpen om het probleem op te lossen?
• Welk idee is voor nu het beste om als eerste aan te pakken?
• En wat gaan we dan precies doen?

Leg deze afspraken vast en deel ze met iedereen. Kom ook regelmatig terug op de voortgang. Mensen willen zien dat er echt wat met hun feedback gebeurt. Daarin kan je ze zelf ook een rol geven. Je hoeft alle acties niet zelf uit te voeren. Wees gerust, 80% van de oplossingen vraagt waarschijnlijk niet om grote en ingewikkelde veranderingen.

Samen praten versterkt het team

Door regelmatig met je team over de werkbeleving te praten, verbeter je de samenwerking en onderlinge verbinding. Medewerkers zijn betrokken omdat ze zien dat hun feedback serieus wordt genomen. Als het ook lukt om die olifant in de kamer te bespreken, zal je zien dat deze al snel een mug wordt. En dan heb je alleen nog maar een vliegenmepper nodig 😉. Door met elkaar het probleem te verkennen en oplossingen te bedenken, kan je als team de hele wereld aan. Everybody Frank, Everybody Happy!