Onboarding: één van de beste investeringen die je kunt doen

Goede onboarding van nieuwe medewerkers is één van de beste investeringen die je als organisatie kunt doen. Een goed onboardingproces vergroot de loyaliteit van je medewerkers, maar maakt hen ook tot ambassadeurs. En we weten allemaal: loyale, betrokken en enthousiaste collega’s zijn goud waard. Ze versterken je organisatie en maken je succesvoller en aantrekkelijker. Investeer daarom óók in onboarding; Everybody Frank helpt je erbij! 

Wat is onboarding?

Wil je je nieuwe medewerkers een warm welkom geven? Uitstekend idee! Een goede eerste indruk maak je immers maar één keer. Daarom is het cruciaal dat nieuwe medewerkers zich zo vlot mogelijk thuis gaan voelen in je organisatie. Onboarding is de verzamelnaam voor dit proces, waarin je nieuwe medewerkers introduceert en helpt te integreren binnen je organisatie. Tijdens het onboardingproces maken je nieuwe medewerkers voor het eerst kennis met onder andere de bedrijfscultuur, processen en hun collega’s.

Waarom is onboarding belangrijk?

Organisaties die onboarding goed aanpakken, bewijzen hun nieuwe medewerkers én zichzelf een grote dienst. Investeren in een goed onboardingproces betaalt zich namelijk vanzelf terug. Medewerkers die vlot en soepel in een organisatie integreren, voelen zich immers sneller betrokken en gewaardeerd en ervaren een sterke intrinsieke motivatie om bij te dragen aan het succes van je organisatie. Ook voor de reputatie van je organisatie is het belangrijk om te laten zien dat je waarde hecht aan je medewerkers en investeert in hun groei en ontwikkeling. Het is daarmee een belangrijk onderdeel van de employee journey. Een goed onboardingproces is dus een echte win-winsituatie!

Het belang van onboarding in cijfers

Hoe belangrijk een goed onboardingproces is, blijkt wel als we een aantal cijfers op een rijtje zetten. Wist je bijvoorbeeld dat:

• … 4% van de nieuwe medewerkers na een rampzalige eerste werkdag direct stopt?
• … 22% van het verloop binnen de eerste 45 dagen plaatsvindt?
• … 30% van de nieuwe medewerkers de organisatie binnen het eerste jaar verlaat, met allerlei hoge kosten tot gevolg?
• … organisaties met een gestructureerd onboardingprogramma 54% meer kans hebben op een hogere retentiegraad van werknemers en 50% hogere productiviteit van nieuwe medewerkers?
• … werknemers die een gestructureerd onboardingprogramma volgen 58% meer kans hebben om langer dan drie jaar bij een organisatie te blijven dan medewerkers die geen onboarding hebben gehad?
• … een goed onboardingproces organisaties helpt om hun winstgevendheid met 2,5 keer te verhogen?

Succesvolle en langdurige samenwerking

Met een goed onboardingproces leg je de basis voor een hoge medewerkerstevredenheid en daarmee voor een succesvolle en langdurige samenwerking. Hoe eerder je daarmee begint, hoe beter. Meestal start het onboardingproces dan ook al op het moment dat een nieuwe medewerker wordt aangenomen. Afhankelijk van factoren als de complexiteit van de functie en de grootte van je organisatie kan het proces van onboarding gerust enkele weken tot zelfs meerdere maanden duren.

De fasen van het onboardingproces

Tijdens het onboardingproces doorlopen je nieuwe medewerkers verschillende fasen:

• Pre-onboarding: dit zijn de werkzaamheden die plaatsvinden voordat je medewerker daadwerkelijk begint. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen van benodigde documenten, het aanmaken van een IT-account en het plannen zijn zijn / haar eerste werkdag.
• Eerste werkdag: tijdens de eerste werkdag maakt je nieuwe medewerker normaliter kennis met je organisatie en je team. Ook ontvangen medewerkers vaak belangrijke informatie over de organisatie en de faciliteiten binnen de organisatie.
• Eerste weken / maanden: tijdens de eerste weken en maanden worden je medewerkers ingewerkt. Ze ontvangen training, begeleiding en feedback zodat ze zich hun functie eigen kunnen maken. Geleidelijk worden je medewerkers volledig operationeel.

De 4 C’s en 5 C’s van onboarding

Onboarding is maatwerk. Wat voor organisatie A een goed onboardingproces is, hoeft dat voor organisatie B niet automatisch ook te zijn. Wel bestaat er een concept dat voor alle organisaties als een handige leidraad kan dienen bij het vormgeven van het onboardingproces. Dat concept staat ook wel bekend als de 4 C’s van onboarding (en, met een uitbreiding, als de 5 C’s van onboarding). We zetten ze voor je op een rijtje:

1. Connection

Je verbonden voelen met je collega’s en de organisatie als geheel is een basisonderdeel van onboarding. Daarom is het belangrijk dat het onboardingproces erop gericht is om relaties op te bouwen. Een prettige en positieve onderlinge verbinding is goed voor de teamspirit en maakt samenwerken eenvoudiger, maar ook leuker en effectiever. Of het nu gaat om je naaste collega, je leidinggevende of iemand anders binnen de organisatie: zorg dat je nieuwe medewerker zich verbonden voelt.

2. Culture

Ook de cultuur is een belangrijk onderdeel van onboarding. De cultuur gaat veel verder dan alleen missie en visie. Zaken als normen en waarden, omgangsvormen, de invulling van je lunchpauze: het zijn stuk voor stuk factoren die de cultuur binnen je organisatie bepalen. Geef je nieuwe medewerker de ruimte om de cultuur binnen je organisatie te ervaren.

3. Clarity

Communicatie is alles! Wat verwacht je van je nieuwe werknemer, en wat verwacht je nieuwe werknemer omgekeerd van jou als werkgever? Wederzijdse duidelijkheid maakt jullie samenwerking leuker, maar zorgt ook dat je medewerker zich binnen je organisatie snel als een vis in het water voelt. Bovendien zorgt ruis op de lijn alleen maar voor afleiding, dus duidelijkheid over en weer draagt er ook aan bij dat je nieuwe medewerker zich goed kan focussen.

4. Compliance

Over duidelijkheid gesproken: neem vooral ook de tijd om nieuwe medewerkers te informeren over regels, voorschriften en procedures die binnen je organisatie gelden. Van IT-beleid tot veiligheidsprotocollen en van verzuimbegeleiding tot declaraties: allemaal belangrijke thema’s waarvan het goed is dat je nieuwe medewerkers ervan op de hoogte zijn. Neem ze mee in de onboarding!

5. Check

Naast de 4 C’s van onboarding geldt er ook nog een vijfde die vaak tussen wal en schip valt bij het maken van een onboardingproces: check! Voorkom dat je je nieuwe medewerker te vroeg loslaat en stem af of hij / zij nog vragen heeft. Zo voorkom je dat je nieuwe medewerker een gebrek aan betrokkenheid ervaart en ergens vastloopt.