Werkdruk verlagen in 4 stappen

Wil jij je eigen werkdruk verlagen of wil jij de werkdruk verlagen van medewerkers? Op deze pagina worden effectieve stappen beschreven om de werkdruk te verlagen.

Onderwerpen werkdruk

Introductie werkdruk verlagen
Wat is werkdruk?
3 oorzaken hoge werkdruk
Werkdruk verlagen, hoe ga je ter werk?
Stap 1: Vergoot kennis en inzicht over wat energie geeft en kost
Stap 2: Autonomie stimuleren en vergroten van de medewerkers
Stap 3: Zorg voor voldoende ontwikkelingsmogelijkheden
Stap 4: Beschikbaarheid van sociale ondersteuning
Werkdruk verlagen met Everybody FRANK

Werkdruk verlagen introductie

De werkdruk neemt steeds meer toe. 1, 3 miljoen mensen in Nederland hebben last van burn-out klachten. Vraag maar eens om je heen hoeveel mensen last hebben van stress of kampen met klachten als overspannenheid. De negatieve effecten hiervan hebben direct impact op de bedrijfsresultaten. De verzuimkosten worden geraamd op € 9.100 per werknemer per jaar. De wens en noodzaak om hier als organisatie aandacht aan te besteden groeit daarom met de dag. Een actief vitaliteitsbeleid levert een positieve bijdrage aan het verlagen van de werkdruk, met alle positieve gevolgen van dien. Hoe pak je dit aan? In dit artikel nemen we je mee in een aantal stappen die je hiervoor kunt zetten en welke tools je hiervoor kunt gebruiken. Uiteraard beginnen we met een toelichting wat werkdruk is, waarom het belangrijk om de werkdruk te verlagen en welke factoren een hoge werkdruk veroorzaken.

Wat is werkdruk?

Om werk te kunnen uitvoeren is er een bepaalde mate van inspanning nodig. Een gezonde druk hierbij is geen probleem en zelfs nodig, hiervan wordt gezegd dat medewerkers in een flow terechtkomen. Een deadline is vaak een goede stok achter de deur om aan de slag te gaan. Op welk moment slaat de meter dan om van een gezonde naar een ongezonde mate van werkdruk? We spreken van een te hoge werkdruk wanneer de balans tussen de werkbelasting en de belastbaarheid van de medewerker verstoord raakt (bron: www.arboportaal.nl). De medewerker heeft op dat moment meer werk op zijn bordje dan hij of zij binnen de gestelde tijd af kan maken.

Te hoge werkdruk kan leiden tot werkstress. Wanneer er sprake is van langdurige (soms wel jarenlange) blootstelling aan te hoge werkstress kan dit leiden tot een burn-out. Meer dan een miljoen mensen loopt jaarlijks het risico op een burn-out en andere werk gerelateerde psychische aandoeningen Dit is zelfs de meest voorkomende beroepsziekte (bron: www.arboportaal.nl).

3 oorzaken hoge werkdruk

Om de werkdruk in de organisatie te verlagen is het belangrijk om te begrijpen welke factoren deze hoe werkdruk veroorzaken. Hier liggen 3 oorzaken aan ten grondslag, dit zijn de werkomgeving, de werkomstandigheden en door de persoonlijke kenmerken van de medewerker. We lichten deze factoren hieronder verder toe.

In de werkomgeving treedt werkdruk met name op als het werk niet op tijd afgemaakt kan worden of wanneer een medewerker niet kan voldoen aan de gestelde eisen die het werk stelt. De werkomstandigheden die de werkdruk verhogen zijn bijvoorbeeld materiaal dat niet goed werkt, conflicten op de werkvloer met een leidinggevende of te weinig pauzes en vakantie. Hierdoor kunnen medewerkers niet herstellen na de geleverde inspanning. Hiernaast zorgen ook persoonlijke factoren voor het wel of niet ervaren van een hoge werkdruk. Denk aan werknemers die moeilijk nee kunnen zeggen, erg perfectionistisch zijn of problemen hebben in de thuissituatie.

Werkdruk verlagen, hoe ga je te werk?

Nu je inzicht hebt in wat werkdruk is en welke factoren een hoge werkdruk verlagen is het tijd om inzicht verschaffen in hoe je de werkdruk kunt verlagen. Waarbij ten eerste gezegd moet worden dat het succesvol verlagen van de werkdruk staat of valt met een samenspel tussen organisatie (directie en beleid), teammanagers en medewerker. Iedere speler heeft hierin zijn eigen rol én verantwoordelijkheid. HR kan in dit samenspel een belangrijke informerende, stimulerende en faciliterende rol hebben. Hoe? De volgende stappen helpen je op weg.

Stap 1. Vergoot kennis en inzicht over wat energie geeft en kost

Op basis van deze inzichten kunnen organisaties en medewerkers stappen ondernemen om werkdruk te verlagen, de vitaliteit te verbeteren en de organisatie resultaten te verhogen. Voor sommige medewerkers is coaching een stap in de richting, voor anderen een aanpassing van het takenpakket of verandering van de functie. Maar het begint met weten hoe medewerkers de werkomstandigheden en de werkomgeving ervaren. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek is hier bij uitstek geschikt voor.

Stap 2. Autonomie stimuleren en vergroten van de medewerkers

Bij alle mogelijke maatregelen is het belangrijk dat medewerkers zelf zoveel mogelijk meedenken en (mede)sturing kunnen geven aan de keuze voor bepaalde maatregelen en het gebruik ervan. 43% van de medewerkers ervaart een lage autonomie (Monitorarbeid TNO). Wanneer medewerkers de vrijheid krijgen om beslissingen te nemen over hoe zij hun werk aanpakken en inrichten kunnen ze beter omgaan met de eisen die er gesteld worden en de ervaren werkdruk verlagen.

Stap 3. Zorg voor voldoende ontwikkelingsmogelijkheden

Om aan de eisen die het werk stelt te voldoen is het belangrijk om competenties te blijven ontwikkelen. Wanneer een medewerker net begint in een bepaalde functie worden er andere dingen van hem verwacht, dan wanneer hij of zij het werk langer doet. Als organisatie kan je hiervoor een opleidingsbudget beschikbaar stellen. Op deze manier zorg je er ook voor dat medewerkers zichzelf kunnen door ontwikkelen binnen hun functie of de organisatie. Ze kunnen dus niet alleen hun werkdruk van vandaag verlagen, maar zijn ook beter uitgerust voor de toekomst.

Stap 4. Beschikbaarheid van sociale ondersteuning

Uit meerdere onderzoeken blijkt dat werkdruk wordt verminderd wanneer je het gevoel hebt over een sociaal vangnet te beschikken. Binnen het team kan je deze verbondenheid stimuleren door met elkaar in gesprek te blijven. Hoe ervaren de teamleden op dit moment de werkdruk? Is er iemand die teveel op zijn bordje heeft, of juist te weinig en hoe kunnen de teamleden elkaar hierin ondersteunen? Het neerzetten van een cultuur waar open hierover gesproken kan worden zal de werkdruk helpen verlagen.

Eén HR analytics platform voor alle medewerkersonderzoeken

Everybody Frank is een platform voor het beheren van Werk-Welzijn. Ons platform biedt de mogelijkheid om tot data gedreven HR-beleid te komen. Dat klinkt misschien onpersoonlijk maar onze app heeft in 2023 al meer dan 25.000 blije medewerkers opgeleverd. Logisch dus dat steeds meer organisaties voor Everybody Frank kiezen.